Projekti in procesi igrajo v organizaciji diametralno nasprotno vlogo. Pravo razmerje med enimi in drugimi prinaša najboljše rezultate na kratek in dolgi rok. Poglejmo si temeljno razliko med projekti in procesi.
Proces je zapis zaporednih korakov, ki ustvarjajo specifični rezultat (dodano vrednost), po točno določenem hitrostnem in kakovostnem standardu.
Pri procesu gre za zaželeno vedenje, ki po izkušnjah vodi do najboljšega rezultata za že poznano aktivnost.
Procese se uvaja za aktivnosti, ki se redno ponavljajo in tako podjetju omogočajo standardizacijo, avtomatizacijo ter optimizacijo hitrosti in kakovosti poslovanja.
Primeri procesov:
- Upravljanje prodajnega lijaka
- Zaposlitev in uvedba novega sodelavca v poslovanje podjetja
- Postopek objavljanja internega mesečnika z rezultati podjetja
Projekt je za razliko od procesa enkratno prizadevanje z namenom ustvarjanja nove vrednosti za podjetje.
Vsak projekt je časovno omejen in uvaja določene nove spremembe v organizacijo. Po koncu projekta se običajno v poslovanje uvede serija novih procesov.
Pregled glavnih razlik med procesi in projekti:
| Proces | Projekt |
| Ponavljajoča se aktivnost | Enkratna aktivnost, ki še nikoli ni bila izvedena |
| Ustvarjanje vrednosti s ponavljanjem korakov | Ustvarjanje vrednosti z nečem povsem novim |
| Rigidnost postopkov za doseganje standardov | Visoka fleksibilnost ciljev |
| Upiranje spremembam | Ustvarjanje sprememb |
| Potrebno upravljanje | Potrebno vodenje |
Različne vrste projektov
Dober pregled nad različnimi vrstami projektov spodbuja divergentno razmišljanje o novih potencialnih projektih. Zato si poglejmo še različne vrste projektov.
Vrste projektov se delijo predvsem po obsegu, kompleksnosti, tveganju in potrebnih finančnih ter človeških virih.
Projekti pa se močno razlikujejo tudi po projektni vsebini. Razlike v projektnih vsebinah se običajno nanašajo predvsem na različne vrste učinkov ter glede na poslovne funkcije, katerih se predlagan projekt dotika.
Standardne poslovne funkcije v podjetju so:
- Osrednja dejavnost podjetja – izvajanje obstoječih projektov in storitev
- Razvoj poslovanja – uvajanje novih projektov in storitev v poslovanje
- IT / Razvoj programske opreme
- Kakovost poslovanja
- Projektna pisarna
- Marketing in komunikacije
- Prodaja
- Računovodstvo, finance in kontroling
- Administracija
- Kadri
- Pravo in davki
- Nabava
Različne vrste poslovnih učinkov projektov:
- Novi produkti ali storitve (konstrukcijski projekti)
- Novi prodajni in komunikacijski kanali (prodajno-komunikacijski projekti)
- Nova partnerstva in poslovne povezave (odnosni projekti)
- Novi delovni procesi in aktivnosti (re-inženiring in optimizacijski projekti)
- Nova delovna sredstva (nabavni projekti)
- Novo znanje (raziskovalni ali analitični projekti)
Primeri projektov (enkratni dogodki, ki sprožijo serijo novih procesov):
| Končni rezultat projekta | Poslovna funkcija | Učinek projekta |
| Popis dobaviteljev ter izbira najugodnejših | Nabave | Optimizacija stroškov |
| Razvoj aplikacije za stranke | Razvoj programskeopreme | Novi produkt |
| Izvedba analize trga digitalnega marketinga | Razvoj poslovanja | Novo znanje |
| Lansiranje Facebook strani | Marketing in komunikacije | Nov kom. kanal |
| Izvedba merjenja organizacijskeklime | Kadri | Novo znanje |
| Posodobitev infrastrukture strežnikov | Nabava, IT | Nova delovna sredstva |
| Uvedba projektnega vodenja | Projektna pisarna | Novi delovni procesi |
| Organizacija novoletne zabave | Marketing in komunikacija | Nova partnerstva |
